5 Ferramentas para aumentar a velocidade do Gmail

O Gmail é um serviço que faz parte da vida de muitos milhões de utilizadores das tecnologias de informação. No meu caso, é um serviço indispensável na troca de comunicação com clientes, fornecedores, amigos família e conhecidos. Para quem, como eu, que recebe dezenas de mails por dia, nas várias contas que ao longo dos anos fui abrindo, o Gmail tem soluções fantásticas para aligeirar e organizar a chegada da correspondência.

As várias contas fluem para a conta principal, depois as etiquetas e os filtros fazem o resto do serviço organizacional. Claro que muito transito, por melhores que sejam as vias, cria sempre lentidão e no meu caso já se faz sentir certa lentidão nos vários processos do Gmail. Fui para o terreno indagar por soluções que aumentem a velocidade do Gmail.

Não utilizo um cliente de mail offline. Todo o mail é gerido online usando a web para suporte do serviço. Tem muitas vantagens, acima de tudo é mais seguro, evita que as minhas máquinas fiquem carregadas com gigas de mails inuteis que povoam a Internet, evita que consuma tráfego e diminua a minha largura de banda que pode ser aproveitada para outros serviços mais úteis e, acima de tudo, permite gerir tudo de forma mais rápida.

Claro que podemos recorrer aos serviços da Google e ter offline todo o nosso mail acessível, esta possibilidade já existe desde 2009, mas isso implica também a importação dos dados. Mesmo assim há vantagens neste processo mas o ideal é mesmo um permanente acesso à cloud da Google que se chama Gmail.

Dentro do Gmail, no Labs, podemos “instalar” ou activar uma série de plugins que aumentam a performance tanto do Gmail enquanto serviço, como aumentam a performance da nossa própria rotina.

Estas são algumas ferramentas para aumentar a velocidade do Gmail:

Envio em segundo plano

Esta opção, para quem envia muito mail seguido, principalmente a responder a mails recebidos, permite que envie o mail e possa imediatamente ter acesso aos restantes mails sem que tenha de esperar que a mensagem seja enviada. Por norma o Gmail faz um compasso de espera até que o mail seja enviado, isso, caso seja um mail com algum peso ou a largura de banda esteja ocupada ou lenta, diminui consideravelmente a nossa velocidade de gestão da correspondência.

Só não se esqueça de manter a sessão iniciada até o envio ter sido concluído!

Modelos de resposta

Em muitos mails, principalmente em respostas a leitores, o texto não difere muito. Agradeço a atenção que têm connosco e despeço-me com consideração. Neste caso podemos parametrizar parte ou a totalidade do mail de resposta. Desta forma conseguimos ser mais expeditos a responder. Acreditem que é muito difícil responder a todos os que nos enviam sugestões, pedidos de informação, pedidos de ajuda e a todos os que nos enviam material para analisarmos. Este é mais uma funcionalidade que melhora os tempos de resposta.

Considere incluir…

A área de gestão do pplware é composta por várias pessoas. Então nas respostas ou quando é enviado um mail que seja do interesse da equipa de gestão do site incluo alguns endereços desses responsáveis. Podemos criar grupos de envio, mas recorro a uma função que aparece do lado direito da caixa de endereços que dizConsidere incluir também… onde aparecem endereços que mais utilizamos ou que por norma aparecem em mails enviados. É outra forma de os incluir apenas com um clique.

Enviar e arquivar

Outra das acções que estou obrigado a fazer é clicar no botão Enviar e arquivar. Por norma faço enviar e vamos deixando na página central os email que já respondemos. Isso cria imenso transtorno pois arriscamos-nos a ficar com milhares de mails em poucos tempo que são inúteis para o dia-a-dia. Clicar neste botão não os perdemos mas são tidos como arrumados. Se voltarmos a necessitar deles, basta ver na opção Todo o mail ou pesquisar pelo mesmo.

Avanço automático

Esta opção, bem utilizada e com o utilizador habituado a ela, permite algum ganho quando temos muito mail, com categorias prioritárias pelo meio e vários mails por ler entre os muitos que temos na primeira folha. Esta função apresenta automaticamente a conversa seguinte, em vez da sua caixa de entrada, depois de podemos apagar, arquivar ou ignorar uma conversa. Pode seleccionar avançar para a conversa seguinte ou anterior na página Geral, em definições

Para saber mais sobre estes pequenos truques visite o Blog do Gmail.